Документооборот в транспортной логистике. Почему компании теряют деньги?

Документооборот — важная часть бизнеса. Особенно это касается сферы транспортной логистики, где количество документов огромно.

Сейчас компании переходят от бумажного документооборота к электронному, так как он имеет ряд преимуществ и возможностей. В этой статье расскажем о том, что такое электронный документооборот в логистике, как он работает и как помогает фирмам сокращать расходы, время и деньги.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена, хранения и обработки документов в электронном виде. Это означает, что вся документация, связанная с грузоперевозками, отправляется и получается в формате электронных файлов. Для этого используются специальные программы и сервисы, которые обеспечивают безопасность, юридическую силу и контроль за бумагами.

Электронный документооборот позволяет упростить и ускорить процесс обмена информацией между участниками логистической цепочки: грузоотправителями, грузополучателями, перевозчиками, экспедиторами и другими. Это повышает эффективность и качество логистических услуг.

Какие возможности даёт электронный документооборот

Электронный документооборот имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажным. Вот некоторые из них:

• Скорость. Электронные документы передаются по интернету мгновенно или за несколько минут. Это сокращает время оформления грузоперевозок и уменьшает риск задержек или потери грузов.
• Экономия. Не требуют расходов на бумагу, печать, курьерские услуги, архивирование и уничтожение. Это позволяет снизить затраты и освободить ресурсы для других задач.
• Безопасность. Электронные документы защищены от кражи, подделки, порчи или утери. Для подписания электронных бумаг используются электронные подписи (КЭП), которые имеют юридическую силу и подтверждают подлинность документов. Для их хранения и передачи используются шифрование, аутентификация и контроль доступа.
• Удобство. Доступны в любое время и в любом месте, где есть интернет. Это упрощает работу с документами и повышает мобильность сотрудников. Электронные документы легко создавать, редактировать, копировать, отправлять и получать. ЭДО удобно интегрировать с другими системами и сервисами, такими как бухгалтерия, склад, транспорт и другие.

Для чего ЭДО нужен в логистике?

Логистика — это отрасль, которая тесно связана с документооборотом. Без документов невозможно организовать грузоперевозки, контролировать грузы, расчеты и юридические аспекты. Поэтому документооборот в логистике должен быть максимально результативным, оперативным и безопасным.

Электронный документооборот в логистике позволяет:

• Оптимизировать процессы. Упрощает и автоматизирует процессы создания, подписания, отправки и получения документов. Это снижает нагрузку на сотрудников, уменьшает ошибки и повышает производительность.
• Сократить издержки. Экономит расходы на бумагу, печать, доставку, хранение и уничтожение документов. Это даёт снизить себестоимость логистических услуг и повысить прибыльность.
• Повысить качество. Повышает скорость и точность обмена информацией между участниками логистической цепочки. Это улучшает координацию, синхронизацию и отслеживание грузоперевозок. Это также повышает уровень сервиса и удовлетворенность клиентов.
• Обеспечить безопасность. Защищает документы от кражи, подделки, порчи или утери. Это гарантирует юридическую силу и подлинность документов. Это также предотвращает штрафы, споры и конфликты.

Особенности ЭДО в логистике

Внедрение электронного документооборота в логистических и транспортных компаниях имеет ряд особенностей.

Специфические виды документов

В логистике используются уникальные документы: товарно-транспортные накладные, путевые листы, сопроводительные документы на груз и др. Система ЭДО должна уметь работать с этими типами документов.

Интеграция со специализированным ПО

Для оптимизации процессов ЭДО целесообразно интегрировать с программами для логистики: 1С, WMS-системами, ТСД, программами электронного документооборота.Вскоре сервис Верум Логистика представит свой функционал ЭДО. Зарегистрируйтесь на сайте, чтобы не пропустить обновление.

Работа с контрагентами

Логистическая компания должна обмениваться электронными бумагами со множеством контрагентов. ЭДО решает задачу унификации документооборота между компаниями.

Как происходит обмен электронными перевозочными документами (ЭПД)

Существует несколько способов обмена ЭПД между участниками логистического процесса:

• Через операторов ЭДО - стороны заключают договоры с оператором, и он выступает гарантом получения и доставки электронных бумаг.
• Напрямую между участниками - обмен документами на основе двусторонних договоров об ЭДО. Требует точной настройки для каждого контрагента.
• Через транспортные биржи - удобно для поиска грузов и исполнителей. Биржа берёт на себя функции оператора ЭДО.
• Посредством интегрированных решений - взаимодействие через единую экосистему на базе технологичных платформ.
• Через личные кабинеты на сайте - удобный обмен ЭПД для работы с небольшим числом поставщиков и клиентов.

Выбор оптимальной схемы обмена ЭПД зависит от масштабов бизнеса, количества контрагентов, уровня технологического оснащения компании. Главное преимущество - ускорение и упрощение документооборота по сравнению с бумажными носителями.